Mark Smith, Membership and Administration Manager du Lincoln University Gym, se souvient de l’époque où il passait des heures à créer des abonnements et des prélèvements automatiques. Et l’époque où tout se faisait à la main n’est pas si lointaine pour Mark, car le LU Gym n’a digitalisé ses systèmes qu’en mars 2021.
Mark raconte : « Nous utilisions le même système de gestion depuis plus de 14 ans, et tout était manuel. Les membres ne pouvaient pas s’inscrire en ligne. Ils devaient remplir un formulaire papier, puis nous devions le saisir à la main dans le système. L’autre gros chantier, c’était la mise en place des prélèvements automatiques. Ce n’était pas automatisé. Je créais les prélèvements à la main, et cela me prenait au moins une heure par jour de traiter chaque nouveau membre un par un. Il y avait beaucoup de paperasse. »
« Ce changement nous a donné l’occasion d’examiner les logiciels de gestion de salle de sport disponibles. L’équipe informatique de notre université a fait des recherches et nous a fourni une liste d’options. GymMaster en faisait partie, nous avons donc fait leur démo d’essai, et c’était très convaincant. Ensuite, nous sommes allés visiter une salle de sport à Rangiora qui utilise GymMaster, et ils en disaient beaucoup de bien, alors nous nous sommes lancés. »
« GymMaster nous a tellement simplifié la vie. Pouvoir s’inscrire et réserver des cours en ligne donne plus d’autonomie à nos membres. Et c’est plus fiable : notre équipe a beaucoup moins d’occasions de faire des erreurs de saisie. Je n’avais jamais utilisé de système en ligne et j’étais un peu réticent à passer au numérique. Mais GymMaster a rendu l’expérience au LU Gym beaucoup plus professionnelle. La salle fonctionne bien mieux maintenant que les gens peuvent s’inscrire en ligne, et nous avons installé un ordinateur dans le hall pour que les gens puissent visiter la salle puis s’inscrire tout de suite. »
Changer de système de gestion de salle de sport après 14 ans
Changer de système peut être un grand pas. Mark explique comment s’est déroulée la transition : « C’était un grand changement pour nous après être restés si longtemps avec le même système. GymMaster nous a lancés en nous guidant étape par étape dans la configuration, et nous avons bénéficié d’une formation et d’un accompagnement en ligne. Ensuite, j’ai travaillé en coulisses, en posant beaucoup de questions au fur et à mesure. »
« La configuration de GymMaster a demandé un peu de travail : nous avions beaucoup d’informations à saisir et de nombreux membres à migrer. Les premiers mois ont été les plus difficiles, le temps de mettre le nouveau système en service. Mais dès que tout a été configuré, c’était génial. Je fais juste quelques ajustements de temps en temps. »
« Ma principale inquiétude, c’était la migration de toutes les données des membres et des prélèvements de notre ancien système vers GymMaster, mais tout s’est bien passé. C’était un gros projet, mais notre équipe informatique l’a géré avec l’aide de GymMaster. J’ai ensuite fait des vérifications aléatoires sur les fiches membres pour m’assurer que toutes les données avaient été correctement transférées. Tout avait l’air impeccable, alors j’ai croisé les doigts en me disant : pourvu que ça marche, et nous avons basculé. Et ça a marché, tous les paiements étaient corrects. »
« Une fois tout configuré, GymMaster est venu sur place animer une formation pour le personnel d’accueil. Avec un nouveau système, il y a toujours beaucoup de choses à apprendre. Mais GymMaster a été fantastique. L’accompagnement est formidable depuis le premier jour. J’envoie simplement une demande avec une capture d’écran, et l’équipe nous répond très rapidement. »
« GymMaster nous a aidés pendant le confinement lié au Covid, quand nous avons dû suspendre les abonnements en masse. Je ne connaissais pas la procédure, alors j’ai appelé le support, qui m’a guidé pas à pas, et c’était parfait. Je ne peux qu’en dire du bien, et l’équipe adore GymMaster. Nous avons fait le bon choix avec GymMaster. »
De l’aide administrative au contrôle d’accès à la salle
L’automatisation des abonnements n’est pas la seule chose que l’équipe du LU Gym trouve pratique. Mark explique : « Avant GymMaster, la réservation des cours était entièrement manuelle. Les gens devaient appeler et nous notions leur réservation dans l’agenda. Maintenant, ils réservent en ligne et reçoivent une notification par e-mail. L’application membres est vraiment bien, et la plupart des membres l’utilisent désormais pour réserver. Quand ils s’inscrivent, ils reçoivent un e-mail de bienvenue, téléchargent l’application et gèrent leur compte avec. »
« Nous avons aussi une application GymMaster pour le personnel. Je peux être chez moi, sortir mon téléphone et savoir exactement combien de membres nous avons, qui s’est inscrit cette semaine et combien nous avons encaissé. Nous pouvons générer des graphiques pour les rapports, et nous savons où nous en sommes en un coup d’œil. »
« GymMaster a simplifié l’administration et la communication avec les membres. Nous pouvons envoyer des actualités par e-mail aux membres. Quand ils s’inscrivent, ils reçoivent un e-mail de bienvenue avec une copie des conditions générales qu’ils ont acceptées. GymMaster facilite le suivi des paiements. Je reçois chaque semaine un rapport de chiffre d’affaires indiquant les paiements rejetés, ce qui nous permet de les relancer. Et nous pouvons bloquer les badges des membres : si quelqu’un a une dette, il ne peut pas passer le portillon. »
« Nous avons installé deux jeux de portillons dans le cadre de la modernisation, et les membres ont un badge GymMaster. Avant ces portillons, gérer l’accès était un vrai casse-tête. Nous avions un lecteur de cartes sur le comptoir, et les gens étaient censés badger en entrant, mais bien souvent ils passaient sans le faire. »
« Maintenant, il est facile de contrôler l’accès et de définir des restrictions. Les gens peuvent souscrire différents types d’abonnement : par exemple, s’ils ont seulement un abonnement squash, leur badge n’ouvre que le portillon des courts de squash et pas celui de la salle de sport. Cela a été utile pendant le Covid, quand nous avions des restrictions liées à la distanciation sociale et que tout le monde devait réserver pour le traçage des contacts. Avec GymMaster, vous pouvez fixer le nombre maximal de personnes par cours, suivre les visites et limiter le nombre de personnes présentes dans la salle en même temps. »
Mark ajoute : « Si vous envisagez de changer de logiciel de gestion de salle de sport, je ne saurais trop vous recommander GymMaster. Je suis ravi de parler de notre expérience à qui le souhaite, car changer de système est une décision importante. Si quelqu’un veut m’appeler, ou même venir nous rendre visite, il est le bienvenu, car c’est ce que nous avons fait quand nous envisagions GymMaster, et cela vaut toujours la peine d’aller voir. »
« Mais ce n’est qu’en commençant à utiliser GymMaster que l’on se rend compte de tout ce qu’il peut faire pour vous. Nous en sommes vraiment satisfaits. Il a dépassé nos attentes, car il a tout ce dont nous avons besoin et même plus, et l’accompagnement est formidable depuis le premier jour. »
GymMaster regorge de fonctionnalités pour vous simplifier la gestion de votre salle de sport, de la gestion des membres aux applications préférées de Mark.
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