يتذكر Mark Smith، مدير العضويات والشؤون الإدارية في Lincoln University Gym، الأيام التي كان يقضي فيها ساعات في إعداد العضويات وأوامر الخصم المباشر. ولم تكن أيام إنجاز كل شيء يدويًا بعيدة جدًا بالنسبة إلى Mark، إذ لم يرقمن LU Gym أنظمته إلا في مارس 2021.
يستذكر Mark قائلًا: "استخدمنا نظام الإدارة نفسه لأكثر من 14 عامًا، وكان كل شيء يدويًا. فلم يكن بإمكان الأعضاء الاشتراك عبر الإنترنت، بل كان عليهم تعبئة نموذج ورقي، ثم كان علينا إدخاله يدويًا في النظام. وكانت المهمة الكبيرة الأخرى إعداد أوامر الخصم المباشر. لم يكن ذلك تلقائيًا؛ كنت أُعدّها يدويًا، وكان الأمر يستغرق مني ساعة يوميًا على الأقل لمعالجة كل عضو جديد على حدة. كانت هناك أوراق كثيرة."
"أتاح لنا التحديث فرصة لدراسة خيارات برامج إدارة الأندية الرياضية المتاحة. أجرى فريق تقنية المعلومات في الجامعة بعض الأبحاث وقدّم لنا قائمة بالخيارات. وكان GymMaster ضمن القائمة، فجرّبنا العرض التوضيحي، وبدا رائعًا. ثم زرنا ناديًا رياضيًا في Rangiora يستخدم GymMaster، فأثنوا عليه كثيرًا، فاشتركنا."
"جعل GymMaster حياتنا أسهل بكثير. فإمكانية الاشتراك والتسجيل في الحصص عبر الإنترنت تمنح أعضاءنا تحكمًا أكبر. كما أنه أقل عرضة للأخطاء؛ إذ تقلّصت كثيرًا فرص وقوع فريقنا في أخطاء عند إدخال البيانات. لم يسبق لي استخدام نظام إلكتروني، وكنت مترددًا بعض الشيء في الانتقال إلى العمل عبر الإنترنت. لكن GymMaster جعل تجربة LU Gym أكثر احترافية بكثير. أصبح النادي يعمل بشكل أفضل كثيرًا الآن بعد أن صار بإمكان الناس الاشتراك عبر الإنترنت، كما خصصنا جهاز كمبيوتر في الردهة ليتمكن الزوار من التجول في النادي ثم الاشتراك فورًا."
الانتقال إلى نظام جديد لإدارة النادي الرياضي بعد 14 عامًا
قد يكون الانتقال إلى نظام جديد أمرًا كبيرًا. ويشرح Mark كيف سارت عملية الانتقال: "كان التغيير أمرًا كبيرًا بالنسبة لنا بعد البقاء مع نظام واحد لفترة طويلة. ساعدنا GymMaster على البدء بإرشادنا خلال الإعداد مرحلة بمرحلة، وحصلنا على تدريب ودعم عبر الإنترنت. ثم عملت على الأمور خلف الكواليس، وطرحت الكثير من الأسئلة على طول الطريق."
"تطلّب إعداد GymMaster بعض الجهد، فقد كانت لدينا تفاصيل كثيرة لإدخالها وعدد كبير من الأعضاء لنقلهم. كانت الأشهر القليلة الأولى هي الأصعب، حتى أصبح النظام الجديد يعمل وجاهزًا للانطلاق. لكن بمجرد أن اكتمل الإعداد، أصبح كل شيء رائعًا. الآن أُجري بعض التعديلات البسيطة من حين لآخر فقط."
"كان قلقي الرئيسي هو نقل جميع بيانات الأعضاء وأوامر الخصم المباشر من نظامنا القديم إلى GymMaster، لكن كل شيء سار بسلاسة. كان مشروعًا كبيرًا، لكن فريق تقنية المعلومات لدينا تولّاه بدعم من GymMaster. ثم أجريت فحوصات عشوائية على سجلات الأعضاء للتأكد من نقل جميع البيانات بشكل صحيح، وبدا كل شيء على ما يرام، فتمنيت التوفيق وقلت في نفسي: آمل أن ينجح هذا، ثم أطلقنا النظام. وقد نجح فعلًا، وكانت جميع المدفوعات صحيحة."
"بعد أن أعددنا كل شيء، جاء فريق GymMaster وعقد ورشة تدريبية لموظفي الاستقبال هنا. فمع أي نظام جديد، هناك دائمًا الكثير لتتعلمه. لكن GymMaster كان رائعًا. كان الدعم مذهلًا منذ اليوم الأول. أرسل استفساري مع لقطة شاشة فحسب، ويردّ الفريق علينا بسرعة كبيرة."
"ساعدنا GymMaster خلال الإغلاق بسبب جائحة كوفيد، عندما اضطررنا إلى تعليق العضويات بشكل جماعي. لم أكن أعرف الإجراءات، فاتصلت بالدعم، وأرشدوني خطوة بخطوة، وكان الأمر رائعًا. لا أستطيع أن أفي GymMaster حقه من الثناء، والفريق يحبه. لقد اتخذنا القرار الصحيح باختيار GymMaster."
من دعم الأعمال الإدارية إلى التحكم في الدخول إلى النادي
ليست العضوية الآلية الشيء الوحيد الذي يجده فريق LU Gym مفيدًا. يقول Mark: "قبل GymMaster كان حجز الحصص يتم يدويًا بالكامل. كان على الناس الاتصال، وكان علينا تدوين حجوزاتهم في دفتر المواعيد. أما الآن فيحجزون عبر الإنترنت ويتلقون إشعارًا بالبريد الإلكتروني. تطبيق الأعضاء ممتاز حقًا، ومعظم الأعضاء يستخدمونه للحجز الآن. وعندما يشتركون، تصلهم رسالة ترحيب بالبريد الإلكتروني، فيحمّلون التطبيق ويديرون حساباتهم من خلاله."
"نستخدم أيضًا تطبيق الموظفين من GymMaster. يمكنني الجلوس في المنزل وإخراج هاتفي لأعرف بالضبط عدد أعضائنا، ومن اشترك هذا الأسبوع، وكم حققنا من إيرادات. يمكننا إنشاء رسوم بيانية للتقارير، ونعرف وضع الأمور بنظرة سريعة."
"بسّط GymMaster الأعمال الإدارية والتواصل مع الأعضاء. يمكننا مراسلة الأعضاء بالبريد الإلكتروني لإطلاعهم على المستجدات. وعندما ينضم الأعضاء، تصلهم رسالة ترحيب تتضمن نسخة من الشروط والأحكام التي وافقوا عليها. ويسهّل GymMaster متابعة المدفوعات؛ إذ يصلني تقرير إيرادات أسبوعي يوضح أي مدفوعات مرفوضة، لنتمكن من متابعتها. كما يمكننا إيقاف بطاقات المفاتيح الخاصة بالأعضاء، فإذا كان على أحدهم مبلغ مستحق، لا يمكنه عبور البوابة."
"ركّبنا مجموعتين من البوابات ضمن عملية التحديث، ولدى الأعضاء بطاقات مفاتيح من GymMaster. قبل تركيب تلك البوابات، كانت إدارة الدخول مهمة شاقة. كان لدينا جهاز لمسح البطاقات على المنضدة، وكان يُفترض بالناس مسح بطاقاتهم عند الدخول، لكنهم كثيرًا ما كانوا يمرّون دون ذلك."
"أصبح من السهل الآن التحكم في الدخول وتحديد قيود الدخول. يمكن للأشخاص اختيار أنواع مختلفة من العضويات، فلنفترض مثلًا أن لدى أحدهم عضوية الإسكواش فقط؛ عندها تفتح بطاقة المفتاح الخاصة به بوابة ملاعب الإسكواش فقط، وليس بوابة النادي الرياضي. وكان ذلك مفيدًا خلال جائحة كوفيد عندما كانت لدينا قيود بسبب التباعد الاجتماعي، وكان على الجميع الحجز لأغراض تتبّع المخالطين. فمع GymMaster، يمكنك تحديد عدد الأشخاص الذي تريده في كل حصة، ويمكنك تتبّع الزيارات وتحديد الحد الأقصى لعدد الأشخاص المسموح بوجودهم في النادي في أي وقت."
يقول Mark: "إذا كنت تفكر في تحديث برنامج إدارة ناديك الرياضي، فلا يسعني إلا أن أوصي بـ GymMaster بشدة. ويسعدني كثيرًا التحدث مع أي شخص عن تجربتنا، لأن الانتقال إلى نظام جديد قرار كبير. وإذا أراد أحد الاتصال بي، أو حتى القدوم للزيارة، فأهلًا وسهلًا به، لأن هذا ما فعلناه عندما كنا ندرس GymMaster، ومن المفيد دائمًا إلقاء نظرة سريعة."
"لكنك لن تدرك مدى ما يمكن أن يقدّمه لك GymMaster حتى تبدأ في استخدامه. نحن سعداء به حقًا. لقد فاق توقعاتنا لأنه يوفّر كل ما نحتاجه وأكثر، وكان الدعم مذهلًا منذ اليوم الأول."
يزخر GymMaster بالميزات التي تساعدك على إدارة ناديك الرياضي بسهولة أكبر، من إدارة الأعضاء إلى التطبيقات المفضّلة لدى Mark.
2026 © Treshna Enterprises Ltd.