Mark Smith, Membership and Administration Manager des Lincoln University Gym, erinnert sich noch gut an die Zeit, als er Stunden damit verbrachte, Mitgliedschaften und Lastschriften einzurichten. Und die Tage, an denen alles von Hand erledigt wurde, liegen für Mark noch gar nicht so lange zurück, denn das LU Gym hat seine Systeme erst im März 2021 digitalisiert.
Mark erzählt: „Wir hatten über 14 Jahre lang dasselbe Verwaltungssystem genutzt, und alles lief manuell. Mitglieder konnten sich nicht online anmelden. Sie mussten ein Papierformular ausfüllen, und wir mussten es dann von Hand ins System eintragen. Die andere große Aufgabe war das Einrichten der Lastschriften. Das lief nicht automatisch. Ich habe die Lastschriften von Hand eingerichtet und dafür mindestens eine Stunde pro Tag gebraucht, weil ich jedes neue Mitglied einzeln bearbeitet habe. Das war eine Menge Papierkram.“
„Die Umstellung gab uns die Gelegenheit, uns die verfügbaren Optionen für Studioverwaltungssoftware anzusehen. Das IT-Team unserer Universität hat recherchiert und uns eine Liste mit Optionen zusammengestellt. GymMaster stand auf der Liste, also haben wir die Testdemo gemacht, und das sah großartig aus. Dann haben wir ein Studio in Rangiora besucht, das GymMaster nutzt, und dort waren alle voll des Lobes – also haben wir uns angemeldet.“
„GymMaster hat uns das Leben so viel leichter gemacht. Dass sich unsere Mitglieder online anmelden und für Kurse eintragen können, gibt ihnen mehr Kontrolle. Und es ist viel fehlersicherer: Unser Team hat weit weniger Gelegenheiten, beim Eingeben von Daten Fehler zu machen. Ich hatte vorher noch nie mit einem Online-System gearbeitet und war anfangs etwas zögerlich. Aber GymMaster hat das Erlebnis im LU Gym deutlich professioneller gemacht. Das Studio läuft jetzt viel besser, seit sich die Leute online anmelden können, und wir haben im Foyer einen Computer aufgestellt, sodass Interessenten das Studio besichtigen und sich direkt im Anschluss anmelden können.“
Nach 14 Jahren auf ein neues Studioverwaltungssystem umsteigen
Der Wechsel zu einem neuen System kann ein großer Schritt sein. Mark erklärt, wie die Umstellung bei ihnen verlief: „Nach so langer Zeit mit einem System war der Wechsel für uns eine große Sache. GymMaster hat uns den Einstieg erleichtert und uns Schritt für Schritt durch die Einrichtung geführt, und wir hatten Online-Schulungen und Support. Danach habe ich im Hintergrund weitergearbeitet und unterwegs viele Fragen gestellt.“
„Die Einrichtung von GymMaster war mit etwas Arbeit verbunden: Wir mussten viele Daten eingeben und zahlreiche Mitglieder migrieren. Die ersten Monate waren die schwierigsten, bis das neue System live und einsatzbereit war. Aber sobald alles eingerichtet war, lief es großartig. Ich nehme nur hin und wieder kleine Anpassungen vor.“
„Meine größte Sorge war die Migration aller Mitgliederdaten und Lastschriften aus unserem alten System in GymMaster, aber alles lief reibungslos. Es war ein großes Projekt, aber unser IT-Team hat es mit Unterstützung von GymMaster gemeistert. Danach habe ich stichprobenartig Mitgliederdatensätze geprüft, um sicherzugehen, dass alle Daten korrekt übertragen wurden. Alles sah bestens aus, also habe ich die Daumen gedrückt, mir gedacht: Hoffentlich klappt das – und wir sind live gegangen. Und es hat geklappt, alle Zahlungen waren korrekt.“
„Als alles eingerichtet war, kam GymMaster zu uns und hat ein Schulungsseminar mit dem Empfangspersonal durchgeführt. Bei einem neuen System gibt es immer viel zu lernen. Aber GymMaster war fantastisch. Der Support war vom ersten Tag an hervorragend. Ich schicke einfach eine Anfrage mit einem Screenshot, und das Team meldet sich wirklich schnell bei uns.“
„GymMaster hat uns auch während des Covid-Lockdowns geholfen, als wir Mitgliedschaften massenhaft pausieren mussten. Ich kannte den Ablauf nicht, also habe ich beim Support angerufen, und man hat mich Schritt für Schritt durchgeführt – das war großartig. Ich kann GymMaster gar nicht genug loben, und das Team ist begeistert. Mit GymMaster haben wir die richtige Entscheidung getroffen.“
Von der Verwaltung bis zur Zutrittskontrolle im Studio
Die automatisierte Mitgliederverwaltung ist nicht das Einzige, was das Team des LU Gym praktisch findet. Mark sagt: „Vor GymMaster lief die Kursbuchung komplett manuell. Die Leute mussten anrufen, und wir mussten ihre Buchung in den Terminkalender eintragen. Jetzt buchen sie online und erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Mitglieder-App ist wirklich gut, und die meisten Mitglieder buchen inzwischen über die App. Wenn sie sich anmelden, erhalten sie eine Willkommens-E-Mail, laden die App herunter und verwalten darüber ihr Konto.“
„Wir haben auch eine GymMaster-App für Mitarbeitende. Ich kann zu Hause sitzen, mein Handy zücken und weiß genau, wie viele Mitglieder wir haben, wer sich diese Woche angemeldet hat und wie viel wir eingenommen haben. Wir können Diagramme für Berichte erstellen und sehen auf einen Blick, wo wir stehen.“
„GymMaster hat die Verwaltung und die Kommunikation mit den Mitgliedern vereinfacht. Wir können Mitgliedern Neuigkeiten per E-Mail schicken. Neue Mitglieder erhalten eine Willkommens-E-Mail mit einer Kopie der AGB, denen sie zugestimmt haben. Mit GymMaster lassen sich Zahlungen ganz einfach nachverfolgen. Ich erhalte einen wöchentlichen Umsatzbericht mit allen geplatzten Zahlungen, sodass wir uns darum kümmern können. Und wir können Schlüsselanhänger von Mitgliedern sperren: Wer Geld schuldet, kommt nicht durch die Zugangsschranke.“
„Im Zuge der Umstellung haben wir zwei Zugangsschranken installiert, und die Mitglieder haben einen GymMaster-Schlüsselanhänger. Bevor wir diese Schranken hatten, war die Zutrittskontrolle ein echter Kraftakt. Wir hatten einen Kartenscanner an der Theke, an dem sich die Leute eigentlich einscannen sollten, aber ziemlich oft sind sie einfach durchgelaufen.“
„Jetzt ist es ganz einfach, den Zutritt zu steuern und Zugangsbeschränkungen festzulegen. Die Leute können verschiedene Mitgliedschaftsarten abschließen: Hat jemand zum Beispiel nur eine Squash-Mitgliedschaft, öffnet sein Schlüsselanhänger nur die Schranke zu den Squashplätzen, nicht aber die zum Fitnessstudio. Das war während Covid hilfreich, als wegen der Abstandsregeln Beschränkungen galten und alle für die Kontaktnachverfolgung buchen mussten. Mit GymMaster können Sie festlegen, wie viele Personen an jedem Kurs teilnehmen dürfen, Besuche nachverfolgen und begrenzen, wie viele Personen sich gleichzeitig im Studio aufhalten dürfen.“
Mark sagt: „Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre Studioverwaltungssoftware zu erneuern, kann ich Ihnen GymMaster wärmstens empfehlen. Ich spreche sehr gern mit jedem über unsere Erfahrungen, denn der Wechsel zu einem neuen System ist eine große Entscheidung. Wer mich anrufen oder uns sogar besuchen möchte, ist herzlich willkommen – genau das haben wir auch gemacht, als wir GymMaster in Betracht gezogen haben, und ein kurzer Blick vor Ort lohnt sich immer.“
„Aber erst wenn Sie GymMaster nutzen, merken Sie, wie viel es für Sie leisten kann. Wir sind wirklich zufrieden damit. Es hat unsere Erwartungen übertroffen, denn es bietet alles, was wir brauchen, und noch mehr – und der Support war vom ersten Tag an hervorragend.“
GymMaster steckt voller Funktionen, die Ihnen die Führung Ihres Studios erleichtern – von der Mitgliederverwaltung bis zu Marks Lieblings-Apps.
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