Mark Smith, gerente de membresías y administración de Lincoln University Gym, recuerda cuando pasaba horas configurando membresías y débitos directos. Y los días de hacerlo todo manualmente no quedaron tan atrás para Mark, porque LU Gym recién digitalizó sus sistemas en marzo de 2021.
Mark recuerda: “Habíamos usado el mismo sistema de gestión durante más de 14 años y todo era manual. Los miembros no podían inscribirse en línea. Tenían que llenar un formulario en papel y luego nosotros teníamos que ingresarlo manualmente en el sistema. La otra gran tarea era configurar los débitos directos. No era automático. Yo configuraba los débitos directos a mano y me tomaba al menos una hora al día procesar a cada nuevo miembro uno por uno. Había mucho papeleo.”
“Actualizarnos nos dio la oportunidad de analizar las opciones de software de gestión de gimnasios disponibles. El equipo de TI de nuestra universidad investigó y nos dio una lista de opciones. GymMaster estaba en la lista, así que hicimos su demostración de prueba y se veía muy bien. Luego visitamos un gimnasio en Rangiora que usa GymMaster y hablaron muy bien de él, así que nos suscribimos.”
“GymMaster nos ha facilitado muchísimo la vida. Poder inscribirse y reservar clases en línea les da a nuestros miembros más control. Y es más a prueba de errores: hay muchas menos oportunidades de que nuestro equipo se equivoque al ingresar los datos. Nunca había usado un sistema en línea y tenía algunas dudas sobre dar ese paso. Pero GymMaster ha hecho que la experiencia en LU Gym sea mucho más profesional. El gimnasio funciona mucho mejor ahora que la gente puede inscribirse en línea, y tenemos una computadora en el vestíbulo para que las personas puedan recorrer el gimnasio y luego inscribirse de inmediato.”
Cambiar a un nuevo sistema de gestión de gimnasios después de 14 años
Cambiar a un nuevo sistema puede ser algo importante. Mark explica cómo fue la transición para ellos. “Fue un gran cambio para nosotros después de estar tanto tiempo con un solo sistema. GymMaster nos ayudó a empezar guiándonos por la configuración paso a paso, y contamos con capacitación y soporte en línea. Después yo seguí trabajando tras bambalinas, haciendo muchas preguntas en el camino.”
“Configurar GymMaster requirió algo de trabajo: teníamos muchos datos que ingresar y muchos miembros que migrar. Los primeros meses fueron los más difíciles, poniendo en marcha el nuevo sistema. Pero en cuanto todo quedó configurado, fue excelente. Solo lo ajusto de vez en cuando.”
“Mi principal preocupación era migrar todos los datos de los miembros y los débitos directos de nuestro sistema anterior a GymMaster, pero todo salió sin problemas. Fue un gran proyecto, pero nuestro equipo de TI lo gestionó con el apoyo de GymMaster. Luego hice revisiones aleatorias de los registros de miembros para asegurarme de que todos los datos se hubieran transferido correctamente. Y todo se veía perfecto, así que crucé los dedos, dije ‘ojalá funcione’ y salimos en vivo. Y sí funcionó, y todos los pagos fueron correctos.”
“Una vez que tuvimos todo configurado, GymMaster vino e impartió un seminario de capacitación para el personal de recepción. Con un sistema nuevo siempre hay muchas cosas que aprender. Pero GymMaster ha sido fantástico. El soporte ha sido increíble desde el primer día. Solo envío una consulta y una captura de pantalla, y el equipo es muy bueno para respondernos rápido.”
“GymMaster nos ayudó durante el confinamiento por Covid, cuando tuvimos que congelar membresías de forma masiva. No conocía el proceso, así que llamé a soporte, me guiaron paso a paso y fue excelente. No tengo más que elogios para GymMaster, y al equipo le encanta. Tomamos la decisión correcta con GymMaster.”
Del soporte administrativo al control de acceso al gimnasio
La membresía automatizada no es lo único que le resulta práctico al equipo de LU Gym. Mark comenta: “Antes de GymMaster, la reserva de clases era totalmente manual. La gente tenía que llamar y nosotros anotábamos su reserva en la agenda. Ahora reservan en línea y reciben una notificación por correo electrónico. La app para miembros es muy buena y la mayoría de los miembros ya la usan para hacer reservas. Cuando se inscriben, reciben un correo de bienvenida, descargan la app y gestionan su cuenta desde ahí.”
“También tenemos una app de GymMaster para el personal. Puedo estar en casa, sacar mi teléfono y saber exactamente cuántos miembros tenemos, quién se inscribió esta semana y cuánto hemos ingresado. Podemos generar gráficos para los informes y sabemos cómo están las cosas de un vistazo.”
“GymMaster ha simplificado la administración y la comunicación con los miembros. Podemos enviarles correos con novedades. Cuando los miembros se inscriben, reciben un correo de bienvenida con una copia de los términos y condiciones que aceptaron. GymMaster facilita el seguimiento de los pagos. Recibo un informe semanal de ingresos que muestra los pagos rechazados, para que podamos darles seguimiento. Y podemos bloquear los llaveros de acceso de los miembros, de modo que si alguien tiene una deuda, no puede pasar por el torniquete.”
“Instalamos dos juegos de torniquetes como parte de la actualización, y los miembros tienen un llavero de acceso de GymMaster. Antes de tener esos torniquetes, gestionar el acceso era toda una odisea. Teníamos un lector de tarjetas en el mostrador y se suponía que la gente debía registrarse, pero muy a menudo simplemente pasaban de largo.”
“Ahora es fácil controlar el acceso y establecer restricciones. Las personas pueden contratar distintos tipos de membresía; por ejemplo, si solo tienen membresía de squash, su llavero solo abre el acceso a las canchas de squash y no al gimnasio. Eso fue útil durante el Covid, cuando teníamos restricciones por el distanciamiento social y todos tenían que reservar para el rastreo de contactos. Con GymMaster puede establecer límites de cuántas personas quiere en cada clase, y puede registrar las visitas y fijar cuántas personas pueden estar en el gimnasio al mismo tiempo.”
Mark dice: “Si está pensando en actualizar su software de gestión de gimnasios, no puedo recomendar GymMaster lo suficiente. Con gusto hablo con cualquiera sobre nuestra experiencia, porque cambiar a un nuevo sistema es una decisión importante. Si alguien quiere llamarme, o incluso venir a visitarnos, es bienvenido, porque eso es lo que hicimos cuando estábamos considerando GymMaster, y siempre vale la pena echar un vistazo.”
“Pero no es sino hasta que empieza a usar GymMaster que se da cuenta de todo lo que puede hacer por usted. Estamos muy contentos. Ha superado nuestras expectativas porque tiene todo lo que necesitamos y más, y el soporte ha sido increíble desde el primer día.”
GymMaster está repleto de funciones que le ayudan a gestionar su gimnasio con mayor facilidad, desde la gestión de miembros hasta las apps favoritas de Mark.
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