Lincoln University Gym の会員・管理部門マネージャーである Mark Smith さんは、メンバーシップや口座振替の設定に何時間も費やしていた頃のことをよく覚えています。LU Gym がシステムをデジタル化したのは 2021 年 3 月のことで、Mark さんにとって、すべてを手作業で行っていた日々はそれほど昔のことではありません。
Mark さんはこう振り返ります。「14 年以上同じ管理システムを使っていて、すべてが手作業でした。会員はオンラインで入会できず、紙の申込書に記入してもらい、それを私たちが手作業でシステムに入力しなければなりませんでした。もう一つの大きな作業が口座振替の設定です。自動ではなかったので、私が手作業で設定していて、新規会員を一人ずつ処理するのに毎日少なくとも 1 時間はかかっていました。書類仕事が山ほどありました。」
「システムの刷新は、世の中にあるジム管理ソフトウェアの選択肢を見直す機会になりました。大学の IT チームが調査して候補のリストを作ってくれました。GymMaster がそのリストに入っていたので、トライアルデモを受けてみたところ、とても良さそうでした。その後、GymMaster を使っている Rangiora のジムを見学したら、そこでも高く評価されていたので、契約を決めました。」
「GymMaster のおかげで、私たちの仕事は格段に楽になりました。オンラインで入会やクラス登録ができるので、会員にとっても自分で管理できる範囲が広がりました。ミスも起こりにくく、スタッフが情報を入力する際の間違いが大幅に減りました。私はそれまでオンラインシステムを使ったことがなく、オンライン化には少しためらいもありました。でも GymMaster のおかげで、LU Gym の利用体験はずっとプロフェッショナルなものになりました。オンラインで入会できるようになってジムの運営は格段に良くなりましたし、ロビーにはパソコンを設置しているので、ジムを見学した方がその場ですぐに入会できます。」
14 年ぶりに新しいジム管理システムへ移行
新しいシステムへの切り替えは、大きな決断になることがあります。Mark さんは移行の様子をこう説明します。「長年一つのシステムを使ってきたので、切り替えは私たちにとって大きな出来事でした。GymMaster はセットアップを段階的にガイドしてくれて、オンラインでのトレーニングとサポートも受けられました。その後は私が裏側で作業を進め、途中でたくさん質問させてもらいました。」
「GymMaster のセットアップには少し手間がかかりました。入力する情報が多く、移行する会員数も多かったからです。新システムを稼働させて準備を整えるまでの最初の数か月がいちばん大変でした。でも、すべての設定が終わってからは素晴らしいです。今はときどき微調整するだけです。」
「いちばんの心配は、旧システムから GymMaster へすべての会員データと口座振替を移行することでしたが、すべて順調に進みました。大きなプロジェクトでしたが、大学の IT チームが GymMaster のサポートを受けながら対応してくれました。その後、私が会員記録を無作為にチェックして、すべてのデータが正しく移行されているか確認しました。どれも問題なさそうだったので、『うまくいきますように』と祈りながら本番稼働に踏み切りました。そして実際にうまくいき、支払いもすべて正確でした。」
「セットアップが完了すると、GymMaster が来校して受付スタッフ向けのトレーニングセミナーを開いてくれました。新しいシステムには、覚えることが常にたくさんあります。でも GymMaster は本当に素晴らしく、初日からサポートが最高でした。問い合わせ内容とスクリーンショットを送るだけで、チームがすぐに返信してくれます。」
「新型コロナのロックダウン中、メンバーシップを一斉に休会にしなければならなかったときも GymMaster が助けてくれました。手順がわからなかったのでサポートに電話したところ、丁寧に説明してくれて、とても助かりました。GymMaster はいくら褒めても足りませんし、スタッフも気に入っています。GymMaster を選んだのは正解でした。」
管理業務のサポートからジムの入館管理まで
LU Gym のチームが便利だと感じているのは、メンバーシップの自動化だけではありません。Mark さんはこう話します。「GymMaster を導入する前は、クラスの予約はすべて手作業でした。会員が電話をかけてきて、私たちが予約を台帳に書き込まなければなりませんでした。今では会員はオンラインで予約し、メールで通知を受け取ります。会員アプリは本当に優れていて、今ではほとんどの会員がアプリで予約しています。入会すると歓迎メールが届き、アプリをダウンロードして、そこから自分のアカウントを管理します。」
「GymMaster のスタッフアプリも使っています。自宅にいてもスマートフォンを取り出せば、会員数、今週の入会者、売上額を正確に把握できます。レポート用のグラフも作成でき、状況がひと目でわかります。」
「GymMaster によって、管理業務と会員とのコミュニケーションが効率化されました。会員にお知らせをメールで送ることができます。会員が入会すると、同意した利用規約の写しが添付された歓迎メールが届きます。GymMaster なら支払いのフォローアップも簡単です。毎週、引き落とし不能になった支払いがわかる売上レポートが届くので、そこからフォローアップできます。また、会員のキーフォブを停止できるので、未払いがある人はゲートを通れません。」
「システム刷新の一環としてゲートを 2 か所に設置し、会員には GymMaster のキーフォブを持ってもらっています。ゲートを設置する前は、入館管理が一苦労でした。カウンターにカードスキャナーを置いて、皆さんにスキャンしてもらうことになっていたのですが、そのまま素通りしてしまう人も少なくありませんでした。」
「今では入館の管理や入館制限の設定が簡単です。会員はさまざまな種類のメンバーシップを選べるので、たとえばスカッシュのメンバーシップだけをお持ちの場合、キーフォブで開くのはスカッシュコートのゲートだけで、ジムのゲートは開きません。これは、ソーシャルディスタンスのための制限があり、接触追跡のために全員が予約しなければならなかった新型コロナの時期に役立ちました。GymMaster なら、各クラスの定員を設定できるほか、来館状況を追跡し、ジムに同時に入れる人数の上限も設定できます。」
Mark さんはこう話します。「ジム管理ソフトウェアの刷新を検討しているなら、GymMaster を心からおすすめします。新しいシステムへの切り替えは大きな決断なので、私たちの経験についてどなたとでも喜んでお話しします。電話でも、見学に来ていただくのも大歓迎です。私たちも GymMaster を検討していたときにそうしましたし、実際に見てみるのは必ず役に立ちますから。」
「でも、実際に GymMaster を使い始めてみて初めて、どれほど多くのことをしてくれるかがわかります。本当に満足しています。必要なものがすべて揃っているうえにそれ以上の機能があり、初日からサポートも最高で、期待をはるかに上回りました。」
GymMaster には、会員管理から Mark さんお気に入りのアプリまで、ジム運営をより簡単にする機能が満載です。
2026 © Treshna Enterprises Ltd.