Wie Recreate Performance sein Fitnessstudio mit GymMaster führt

Kraft- und Konditionsstudio in Christchurch mit Gruppentraining, Einzelcoaching und freiem Studiozugang.

Recreate Performance ist ein mittelgroßes Kraft- und Konditionsstudio in Ōtautahi (Christchurch), das Gruppentraining, Einzelcoaching und freien Studiozugang anbietet. Das Studio gehört dem Ehepaar Reece und Monique, die stolz auf die persönliche Beziehung zu ihren Mitgliedern sind und gemeinsam mit ihnen daran arbeiten, ihre Ziele zu erreichen.

Der Weg der Gründer

Reece und Monique waren schon immer im Sport- und Fitnessbereich aktiv, sodass ihr Weg zu Recreate Performance ganz natürlich erscheint. Reece kommt aus dem Wettkampf-Rugby, Monique aus dem Netball. Beide wechselten ins Coaching und Personal Training (und verfügen hier über entsprechende Qualifikationen), bevor sie schließlich gemeinsam den Schritt zum eigenen Studio wagten. Die beiden ergänzen sich hervorragend: Monique kümmert sich um den operativen Betrieb und das Onboarding der Mitglieder, während Reece für Coaching, Vertrieb und Social Media zuständig ist.

Die Herausforderung

Vor GymMaster arbeitete Reece mit drei oder vier verschiedenen Softwaresystemen: eines für die Abrechnung, eines für die Kursplanung und ein weiteres für die Trainingsprogramme der Mitglieder. Er beschreibt es als Albtraum. „Früher bin ich dem Geld hinterhergelaufen, Barzahlungen hinterhergejagt und habe nach Rechnungen gesucht, bei denen ich nicht wusste, ob ich sie überhaupt verschickt hatte. Dass jetzt alle an einem Ort verwaltet werden, ist wirklich, wirklich gut.“

Oft kommen Leute zu mir, weil sie ihr Aussehen verbessern oder eine bestimmte Menge Gewicht verlieren möchten, aber man merkt schnell, dass das selten ihre eigentliche Motivation ist. Wenn Menschen es schaffen, eine schlechte Gewohnheit abzulegen, oder Selbstvertrauen aufbauen, dann ist es für mich unglaublich erfüllend, ein Teil ihres Weges zu sein.

Reece McCaffrey | Recreate Performance

Warum sich Recreate Performance für GymMaster entschieden hat

Bei der Frage, mit welcher Software Recreate Performance betrieben werden sollte, fiel Reece die Entscheidung ziemlich leicht: Er hatte GymMaster bereits Jahre zuvor in einem anderen Studio genutzt und war schon damals überzeugt.

„Ich habe GymMaster schon Jahre vor der Gründung von Recreate Performance in einem Studio genutzt, in dem ich damals gearbeitet habe, und hatte sehr gute Erfahrungen damit. Weil ich so gute Erfahrungen gemacht hatte und wusste, dass es all diese Dinge bereits an einem Ort erledigen kann, habe ich einfach das Abonnement abgeschlossen – und bin seitdem buchstäblich nie gewechselt.“

Als wir Reece fragten, was er konkret an GymMaster schätzt und was es von anderen abhebt, kristallisierten sich einige wiederkehrende Themen heraus.

Mehrere Einnahmequellen in einem System. Für Recreate Performance war es entscheidend, verschiedene Servicemodelle über eine einzige Plattform abwickeln zu können. Reece musste innerhalb desselben Systems zwischen der Abrechnung allgemeiner Gruppenkurse und privater Einzeltrainings unterscheiden. Erschwerend kam hinzu, dass je nachdem, ob jemand aktives Mitglied, Gelegenheitsbesucher oder im kostenlosen Probetraining ist, unterschiedliche Kosten anfallen. Dank dieser Flexibilität musste er bei der Struktur seines Unternehmens keine Kompromisse eingehen. Als andere Softwareanbieter mit Alternativen auf ihn zukamen, merkte er schnell, dass sie das nicht leisten konnten.

„Viele andere Unternehmen sind auf uns zugekommen und haben gesagt: ‚Wir würden Ihnen gern unsere alternative Software zeigen oder Ihnen eine kostenlose Testphase anbieten.‘ Aber sobald ich einen Blick darauf werfe, sehe ich, dass sie dieses oder jenes nicht kann, was GymMaster für mich erledigt.“

Der persönliche Kontakt zählt. Reece verfolgt eine andere Philosophie als die meisten Fitnessstudios. Statt die Reaktivierung von Mitgliedern zu automatisieren, pflegt er lieber den menschlichen Kontakt zu seiner Community. Ihm ist wichtig, Mitglieder, die eine Weile nicht da waren, direkt ansprechen zu können – nicht, um ihnen etwas zu verkaufen, sondern um ehrlich nachzufragen, wie es ihnen geht. Dieser Ansatz hebt Recreate Performance von anderen ab und ist zu einem zentralen Bestandteil der Arbeitsweise geworden.

„Viele Studios leben von ‚Karteileichen‘ (also Leuten, die zahlen, aber nicht kommen). Wir machen es lieber andersherum, fragen bei den Leuten nach, wie es ihnen geht und wie wir helfen können.“

Die Software macht das einfacher, denn sie zeigt ihm, wer regelmäßig kommt und wer sich länger nicht hat blicken lassen – so kann er im richtigen Moment Kontakt aufnehmen.

Ideal für kursbasierte Studios. Das Buchungssystem und die Berichte haben die Art, wie Reece seine Kurse durchführt, grundlegend verändert. Früher war sein Ablauf manuell und zeitaufwendig.

„Früher habe ich tatsächlich ein Foto von den Kursteilnehmern gemacht und dann anhand dessen die Rechnungen von Hand erstellt. Jetzt erledigt die Software das automatisch, basierend auf der Mitgliedschaftsart und dem jeweiligen Kurs.“

Über die automatisierte Rechnungsstellung hinaus verschaffen die Berichte von GymMaster Reece echte Einblicke in die Entwicklung seiner Kurse. Er sieht Besuchsmuster und Nichterscheinen und erkennt, wer Stammkunde, wer Gelegenheitsbesucher und wer im Probetraining ist. Außerdem kann er im System Auszeichnungen einrichten, was für Spaß sorgt und die Mitglieder motiviert, ihre Ziele zu erreichen.

Eine Zutrittskontrolle, die wirklich funktioniert. Ein gemischtes Modell aus Kursbetrieb und freiem Studiozugang erfordert ein intelligentes Zutrittsmanagement, vor allem wenn das Team nicht immer vor Ort ist. Reece erklärt, wie GymMaster das löst:

„Da wir eine Mischung aus Kursbetrieb und freiem Studiozugang sind, sorgen automatische Schlösser dafür, dass die richtigen Personen sicher ins Studio kommen, auch wenn kein Personal vor Ort ist. Die Leute checken mit ihrem Schlüsselanhänger ein, und das System erfasst, wer sich gerade im Studio aufhält. So konnten wir die Besetzung am Empfang reduzieren, wenn keine stark gebuchten Kurse laufen.“

Trotzdem ist es Reece und Monique wichtig, nach Möglichkeit selbst vor Ort zu sein.

„Wir könnten die Besetzung wahrscheinlich noch weiter reduzieren, aber weil uns so viel daran liegt, unsere Mitglieder zu kennen, begrüßen wir die Leute gern persönlich und sind da, wann immer wir können.“

Was sagen Ihre Mitarbeitenden und Mitglieder?

„Sie lieben es“, sagt Reece. Dank des automatischen Zutritts und der schlanken Verwaltung läuft einfach alles rund. Die Mitglieder profitieren von einem reibungslosen Erlebnis, und das Team versinkt nicht im Papierkram.

Würden Sie GymMaster weiterempfehlen?

„Das habe ich schon, haha! Ich würde GymMaster anderen Studiobetreibern empfehlen, vor allem wenn sie wirklich alles an einem Ort haben möchten. Und was sie besser machen als fast jeder andere, ist der Service. Sie greifen an jedem Tag, zu jeder Zeit zum Telefon und sprechen mit einem echten Menschen am Computer. Das Team kann Probleme sofort beheben oder meine Fragen beantworten.“

Reece hatte sogar schon Besuch von Mitarbeitenden von GymMaster, um über Verbesserungen und Ideen für die Roadmap zu sprechen.

„Über die Jahre sind sogar Leute zu mir gekommen, um zu sehen, was sie besser machen und wie sie sich verbessern können – das ist großartig. Die Fitnessbranche verändert sich ständig, und es kann schwierig sein, mitzuhalten. Wenn ich mit GymMaster spreche, habe ich nie das Gefühl, eine dumme Idee zu haben. Sie sind sehr offen dafür, die Software an unsere Bedürfnisse anzupassen, und das finde ich richtig gut.“

Sein Fazit bringt es auf den Punkt:

„Mir gefällt, dass es ein neuseeländisches Unternehmen ist, das bei Software ganz vorne mit dabei ist.“