GymMaster データ移行

既存のシステムから新しいジム管理ソフトウェアへ、重要な会員プランデータをすべて移行するのは、手間がかかり気の重い作業です。このプロセスを簡単にし、負担を軽減するため、GymMasterには既存データのインポートをサポートする専任チームがいます。

既存のシステムから移行する際、GymMasterにインポートするデータ量が多い場合（通常150件以上の会員プラン）は、データ移行チームのサポートを受けることで、プロセスがシンプルになり、新しいシステムへの移行に伴うストレスを軽減できます。注意：データ移行は有料サービスであり、料金は移行元のプロバイダーによって異なります。現在のプロバイダーからGymMasterへ移行する際は、費用が発生するかどうかを必ずご確認ください。

データ移行は本質的に共同で進めるプロジェクトであり、成功にはプロセス全体を通じたお客様のご協力とフィードバックが欠かせません。当チームは、完全かつ正確なデータをお届けできるよう、移行プロセスを可能な限り効果的に進めるよう努めています。ただし、移行されたすべてのデータが正しく、移行の過程で生じた誤りがないことを確認する責任はお客様にあります。 移行日から1週間以上経過してからご報告いただいた問題については、GymMasterの判断で対応し、費用が発生する場合があります。

移行を成功させ、こうした追加費用を避けるため、以下の移行プロセスを必ずお読みいただき、ご理解ください。 

移行プロセス

1) サンプルデータのご提供

お客様のデータがGymMasterのシステムでどのように機能するかを把握するため、最終的な移行の前にデータのサンプルを確認させていただきます。ソフトウェアによって用語が異なるため、サンプルをもとにデータの意味を一緒に確認し、話し合います。ジムの運営を一番よくご存じなのはお客様ご自身です。お客様のご協力なしに全体像を把握することは難しいのです。

2) 現在のソフトウェアおよび決済代行会社への連絡

扱うデータの内容を把握できたら、移行の実施時期について計画を立て始めます。そのためには、以下の関係先に連絡していただく必要があります。

• 現在の決済代行会社
• GymMasterで利用する新しい決済代行会社（変更する場合）
• これまでのソフトウェアプロバイダー

GymMasterへ移行することをお伝えください。これにより、GymMasterのシステムで利用する新しいアカウントを設定するか、お客様の顧客の請求情報やトークンを当社に提供してもらうよう依頼することになります。

3) 移行日と請求の切り替え日の決定

ステップ2で得た情報をもとに、移行の実施時期を決定します。余裕を持たせるため、GymMasterが支払いの請求スケジュールを引き継ぐ日の少なくとも数日前に移行を行うことをおすすめします。一緒に日程を決めたら、2a、2b、2cに記載した関係先にその日程をお伝えください。

4) 移行当日

予期しない事態に対応するため、移行当日は必要に応じてメールや電話でご連絡が取れるようにしておいてください。移行の進捗は随時お知らせします。

移行開始後の所要時間はできる限り短くするよう努めていますが、そのためには事前にすべてを整理・確認しておく必要があります。この準備には、スタッフの状況や移行の複雑さに応じて数週間かかる場合があります。データの移行のしやすさを把握するため、移行日より前にデータのサンプルを確認させていただきます。日程が決まったら、移行を予定どおり進められるよう、当日の早い時間にデータをお送りください。データ移行には4〜30時間かかります。小規模な移行は理想的には1日以内に完了し、大規模な移行では最大1週間かかることがあります。

データの確認：移行を行う前に、会員と会員プランのデータ、および移行後のデータの見え方をまとめたCSVスプレッドシートをお送りします。他のソフトウェアからデータを移行する場合は、GymMasterに読み込む前に会員記録が正しいことを確認することが重要です。

会員プランの確認：残念ながら、ほとんどのシステムでは会員プランの用語や構造の扱いが異なります。正確性を確保するため、多くの場合会員プランの概要スプレッドシートへのご記入をお願いしています。会員プランは、会員がジムの利用料をいつ、どのような方法（例：現金や口座振替）で支払うかを管理するものです。たとえば、12か月の会員プランで、決済代行会社を通じて毎週30.00ドルを口座振替で支払う会員がいるとします。

既存のソフトウェア：必要なデータがすべて正確に移行されたことを確認するため、GymMasterへの移行日から数週間は既存のソフトウェアを有効なままにしておくことをおすすめします。少なくとも数十名の会員について、旧システムと新システムの記録が一致していることをご確認ください。

5) 移行後

データのチェック

データの移行後、お客様にはデータの最終チェックを行い、情報が正確であることを確認していただく必要があります。問題が見つかった場合は、対処方法を判断するため、速やかにGymMasterにご報告ください。

• 軽微だが全体に及ぶ問題（例：自宅の電話番号と携帯電話番号が入れ替わっている）については、通常GymMasterが修正を行います。
• 全体には及ばない軽微な問題については、通常お客様ご自身で修正していただくほうが簡単です。GymMasterが最適な修正方法をご案内します。
• より重大な問題が明らかになった場合は、移行プロセスを中断し、問題を解決したうえで改めて本稼働の日程を調整する必要がある場合があります。

移行中の記録の保持

移行プロセスでは、以前のシステムからデータをエクスポートしてからGymMasterに読み込むまでに時間差が生じる場合があります。この時間差は数時間の場合もあれば、数日に及ぶ場合もあります。その間に旧システムで行った変更や更新は、すべて記録しておいてください。たとえば以下のようなものです。

• 新しい見込み客の追加
• 新しい会員プランの作成
• 会員プランの解約
• 会員の休会処理
• など

移行したデータが承認され、GymMasterの利用準備が整ったら、これらの更新をシステムに手動で反映してください。

統合型の決済ソリューションをご利用のお客様には、最初の数回の請求処理を注意深く確認し、未収金レポートと口座振替例外レポートを定期的に実行することを強くおすすめします。また、請求のプレビューを実行し、会員への請求金額と請求日が正しいことを事前にご確認ください。

GymMasterの管理が及ばない事情により、移行が遅れたり日程が変更されたりする場合があります。移行プロセスを把握し、提供された資料をお読みいただくことはお客様の責任となります。

移行の内容や対象データに変更があった場合、追加料金が発生することがあります。追加の移行をご依頼いただく場合は有料となり、当初の移行よりも費用が高くなる場合があります。

移行に対応しているプロバイダー

• Mindbody
• Clubware
• Dynex
• EziDebit
• Fitware
• RhinoFit
• Intellileisure
• Perfect Gym
• ABC Financial
• Snap
• ASF
• Rainmaker

その他のプラットフォームからの移行にも対応できる場合があります。help [at] gymmaster.com またはアカウントマネージャーまでメールでお問い合わせください。

移行できる情報

ビジネスにとって不可欠で、費用対効果の高いデータの移行に重点を置いています。 

移行をサポートする情報：

会員とその情報。氏名、生年月日、性別、メールアドレス、電話番号、住所、入会日などの一般情報です。ご不明な点は当社にご確認ください。 

• 請求情報。通常はトークン化された請求情報（クレジットカード情報や銀行口座情報など）で、多くの場合、決済代行会社の協力が必要です。
• 有効な会員プラン。名称、料金、請求頻度、次回の支払日。
• 会員が休会していた場合、会員プランの開始日は正確でない可能性があります。会員プランの終了日は正確に移行されます。
• 次回請求日。最初の請求日は記録せず、このフィールドをGymMasterでの請求開始日（次回請求日）として使用します。
• 将来の日付で解約予定の場合は、その解約日。
• 販売している会員プランの種類の一覧
• 関連性が低い、問題を引き起こしやすい、移行費用が高いなどの理由により、事前の合意がない限り移行しないデータもあります。

ご相談のうえ移行可能だが、追加料金がかかる情報

• 会員IDカード（バーコードは例外的に対応できる場合があります）
• 来館履歴
• コミュニケーション履歴と会員のメモ
• 商品
• 会員の写真
• 会員の契約書・同意書
• 過去の／期限切れの会員プラン。過去の／期限切れの会員の連絡先は、見込み客の連絡先と合わせて移行できます。
• 会員プラン同士の関連付け。例：他の会員の料金を支払う家族会員。

移行しない情報

• 会員の支払い履歴。会員の支払い方法や、ソフトウェアごとの会計構造の違いにより、このデータを正確に移行することは非常に困難です。会員への過少請求や過剰請求を防ぐため、移行するのは会員の現在の情報のみです。
• 会員プランの休会。休会（会員プランの一時停止）の扱いはシステムごとに異なり、GymMasterに移行した際のデータの正確性を保証できません。現在または将来の会員プランについては、移行後に手動で追加する必要があります。
• 在庫数。データ移行後に改めて棚卸しを行う必要があります。
• 会員の予約。予約はシステム内のさまざまな機能と関わるため、ジム側で手動で追加していただくのが最適です。

よくある誤解

データのご提供：データの出どころがお客様にとって不明な場合は、当社にとっても不明です。一般的に、最も費用対効果が高いのは、お客様に当社指定の形式でデータを直接ご提供いただく方法です。当社の標準スプレッドシートテンプレートに正しくご記入いただければ、移行プロセスがはるかにスムーズになります。

ソフトウェアプロバイダーや決済代行会社から生データを受け取る場合は、多くの場合データの再フォーマットが必要となり、GymMasterが行う場合は有料となります。

日程の決定：GymMasterの移行サポートは、プロセスをできる限りシンプルかつスムーズに進められるよう努めていますが、お客様のご協力なしには実現できません。移行プロセスにはいくつかの重要なステップがあり、最良の結果を得るためには、それぞれをいつ実施するのか明確なスケジュールが必要です。