Transferencias de datos de GymMaster

Trasladar todos los datos importantes de sus membresías desde su sistema actual a su nuevo proveedor de software de gestión de gimnasios puede ser una tarea tediosa y abrumadora. Para facilitar este proceso y aliviar esa carga, contamos con un equipo dedicado que puede ayudar a nuestros clientes a importar sus datos existentes a GymMaster.

Si se está cambiando desde otro sistema y tiene una cantidad considerable de datos para importar a GymMaster (por lo general, más de 150 membresías), contar con la ayuda del equipo de transferencia de datos puede simplificar el proceso y reducir el estrés de migrar a un nuevo sistema. Tenga en cuenta que las transferencias de datos son un servicio con costo, que puede variar según el proveedor. Asegúrese de confirmar si su proveedor actual aplica algún cargo cuando se cambie a GymMaster.

Las transferencias son, por naturaleza, un proyecto colaborativo, y su éxito dependerá de su ayuda y sus comentarios a lo largo del proceso. Nuestro equipo se esfuerza por que el proceso de transferencia sea lo más eficaz posible y por entregar a los clientes datos completos y precisos. Sin embargo, es responsabilidad del cliente asegurarse de que todos los datos transferidos sean correctos y estén libres de errores que puedan haberse producido durante el proceso de transferencia. Los problemas notificados más de una semana después de la fecha de transferencia se atenderán a discreción de GymMaster y podrían generar cargos.

Es muy importante que lea y comprenda el proceso de transferencia que se describe a continuación para garantizar el éxito de su transferencia y evitar estos cargos adicionales. 

Proceso de transferencia

1) Entrega de datos de muestra

Para asegurarnos de entender cómo funcionarán sus datos en el sistema GymMaster, necesitamos ver una muestra antes de la transición final. A partir de ella, revisaremos y conversaremos sobre el significado de los datos, ya que la terminología varía entre sistemas de software. En definitiva, usted es quien mejor sabe cómo funciona su gimnasio, y es poco probable que tengamos el panorama completo sin su participación.

2) Avise a sus proveedores anteriores de software y facturación

Una vez que entendamos cómo son los datos con los que trabajaremos, podremos empezar a planificar cuándo se realizará la transferencia. Para ello, deberá comunicar a:

• Su proveedor de facturación actual
• Su nuevo proveedor de facturación con GymMaster (si va a cambiar)
• Su proveedor de software anterior

que se cambia a GymMaster. Esto implica abrir cuentas nuevas para usarlas con GymMaster o pedirles que nos faciliten los datos de facturación de sus miembros (o los tokens) que podamos utilizar.

3) Elija las fechas de la transferencia y del cambio de facturación

Con la información obtenida en el paso 2), ya podemos decidir cuándo se realizará la transferencia. Preferimos que sea al menos un par de días antes de que GymMaster asuma la programación de los cobros, para tener algo de margen. Una vez que elijamos juntos la fecha, podrá comunicársela a las entidades mencionadas en 2a, 2b y 2c.

4) Día de la transferencia

Le pedimos que el día de la transferencia esté disponible por correo electrónico y por teléfono, por si hubiera que resolver algún imprevisto. Lo mantendremos informado mientras se realiza la transferencia.

Procuramos reducir al mínimo la duración de la transferencia una vez iniciada, y para ello es clave asegurarnos de que todo esté organizado y confirmado con anticipación. Esta preparación puede llevar varias semanas, según la disponibilidad del personal y la complejidad de la transferencia. Necesitamos ver una muestra de los datos antes de la fecha de transferencia para saber lo sencillo que será transferirlos. Una vez fijada la fecha, necesitamos recibir los datos a primera hora de ese día para poder realizar la transferencia a tiempo. Una transferencia de datos puede durar entre 4 y 30 horas. Lo ideal es que las transferencias más pequeñas se completen en 1 día, mientras que las más extensas pueden tardar hasta una semana.

Verificación de datos: Antes de realizar la transferencia, le enviaremos una hoja de cálculo CSV con sus miembros y membresías para que vea cómo quedarán los datos. Si la información proviene de otro sistema de software, es importante verificar que los registros de los miembros sean correctos antes de cargarlos en GymMaster.

Aclaración sobre las membresías: Lamentablemente, la mayoría de los sistemas manejan la terminología y la estructura de las membresías de manera diferente. Con frecuencia le pediremos que complete una hoja de cálculo de resumen de membresías para garantizar la exactitud. Las membresías determinan cuándo y cómo paga cada miembro por asistir a su gimnasio (por ejemplo, en efectivo o mediante débito directo). Así, un miembro puede tener una membresía de 12 meses por la que paga $30.00 semanales mediante débito directo a través de su proveedor de facturación.

Software actual: GymMaster recomienda mantener activo su software actual durante varias semanas después de la fecha de transferencia a GymMaster, para asegurarse de que todo lo que necesita se haya migrado correctamente. Revise al menos unas cuantas docenas de miembros y confirme que sus registros coincidan entre el sistema anterior y el nuevo.

5) Después de la transferencia

Revisión de datos

Una vez transferidos los datos, el cliente debe realizar una revisión final y confirmar la exactitud de la información. Si se detecta algún problema, debe informarse a GymMaster lo antes posible para determinar qué se puede hacer para corregirlo.

• En el caso de problemas menores pero sistemáticos, por ejemplo, el teléfono fijo y el móvil intercambiados, por lo general GymMaster hará los ajustes.
• En el caso de problemas menores no sistemáticos, por lo general será más sencillo que el cliente haga los ajustes; GymMaster le ayudará mostrándole la mejor manera de corregirlos.
• Si surgen problemas más importantes, podría ser necesario detener el proceso de transferencia y acordar otra fecha de puesta en marcha una vez que se hayan resuelto.

Cómo mantener una copia local durante la transferencia

Durante el proceso de transferencia, puede haber un desfase entre el momento en que se exportaron los datos de su sistema anterior y el momento en que los cargamos en GymMaster. Este desfase puede ser de solo unas horas o de algunos días. En esos casos, debe asegurarse de llevar un registro de todos los cambios o actualizaciones que realice en el sistema anterior. Estos pueden incluir…

• Añadir nuevos clientes potenciales
• Crear nuevas membresías
• Cancelar membresías
• Poner membresías en pausa
• etc.

Cuando los datos transferidos estén aprobados y GymMaster esté listo para usarse, deberá introducir manualmente estos cambios en el sistema.

Recomendamos encarecidamente a los clientes que utilizan soluciones de facturación integradas que supervisen los primeros ciclos de facturación y que generen con regularidad los informes de deudores y de excepciones de débito directo. También recomendamos generar una vista previa de la facturación y verificar con anticipación que los montos y las fechas que se cobrarán a los miembros sean correctos.

Algunos acontecimientos fuera del control de GymMaster pueden provocar que las transferencias se retrasen o se reprogramen. Es responsabilidad del cliente conocer el proceso utilizado y haber leído la documentación proporcionada.

Los cambios en la naturaleza o el contenido de la transferencia pueden generar cargos adicionales. Las solicitudes de transferencias adicionales pueden tener un costo, que podría ser mayor que el de la transferencia original.

Proveedores desde los que podemos transferir

• Mindbody
• Clubware
• Dynex
• EziDebit
• Fitware
• RhinoFit
• Intellileisure
• Perfect Gym
• ABC Financial
• Snap
• ASF
• Rainmaker

Es posible que podamos transferir datos desde otras plataformas; consúltenos escribiendo a help [at] gymmaster.com o a su gerente de cuenta.

¿Qué información se puede transferir?

Nos enfocamos en transferir los datos que son vitales para su negocio y que resultan rentables de migrar. 

Lo que ayudamos a transferir:

Los miembros y su información: nombre, fecha de nacimiento, género, correo electrónico, teléfono, dirección, fecha de ingreso y otra información general. Si tiene dudas, consúltenos. 

• Información de facturación. Por lo general, se trata de datos de facturación tokenizados (por ejemplo, datos de tarjetas de crédito y cuentas bancarias) y normalmente requiere la cooperación de su proveedor de facturación.
• Membresías activas: nombre, cuota, frecuencia de facturación y próximas fechas de pago.
• Es posible que la fecha de inicio de la membresía no sea exacta si el miembro la tuvo en pausa. La fecha de finalización de la membresía debería ser exacta.
• Próxima fecha de facturación. No registraremos la fecha original del primer cobro; este campo se usará para indicar el inicio de la facturación en GymMaster, es decir, la próxima fecha de facturación.
• Fecha de cancelación, si el miembro tiene una cancelación programada.
• Lista de los tipos de membresía que vende
• Algunos datos no se transfieren sin un acuerdo previo, ya que son menos relevantes, pueden causar complicaciones o son costosos de transferir.

Se pueden transferir previa consulta, con cargos adicionales

• Tarjetas de identificación de miembros (con excepciones ocasionales para códigos de barras).
• Historial de visitas
• Historial de comunicaciones y notas de los miembros.
• Productos
• Fotos de los miembros
• Contratos y exenciones de responsabilidad de los miembros
• Membresías históricas o vencidas. Los datos de contacto de los miembros con membresías históricas o vencidas pueden transferirse junto con los datos de contacto de los clientes potenciales.
• Vínculos relacionados con las membresías. Por ejemplo, familiares que pagan por otros miembros.

Lo que nunca transferimos

• Historial financiero de los miembros. La forma en que pagan los miembros y la estructura contable de los distintos sistemas de software hacen que sea muy difícil transferir estos datos con precisión. Para evitar cobrar de menos o de más a los miembros, solo trasladamos la situación actual de cada miembro.
• Pausas de membresía. Cada sistema maneja las pausas (congelamientos de membresía) de forma diferente, y no podemos garantizar la exactitud de los datos al migrarlos a GymMaster. Deben agregarse manualmente después de la transferencia para las membresías actuales o futuras.
• Niveles de inventario. Será necesario hacer un nuevo recuento de inventario después de la transferencia de datos.
• Reservas de los miembros. Las reservas suelen interactuar de muchas maneras con el sistema, por lo que es mejor que el gimnasio las agregue manualmente.

Ideas erróneas comunes

Entrega de datos: Si usted no sabe con certeza de dónde provienen los datos, nosotros tampoco. Por lo general, las opciones más rentables implican que usted nos proporcione los datos directamente en el formato que indicamos. Contamos con una plantilla estándar de hoja de cálculo que, si se completa correctamente, simplifica mucho el proceso de transferencia.

Si recibimos datos sin procesar de su proveedor de software o de facturación, probablemente habrá que darles un nuevo formato, un trabajo con costo si lo realiza GymMaster.

Fijar una fecha: El servicio de transferencia de GymMaster busca que el proceso sea lo más simple y fluido posible para usted, pero no podemos lograrlo sin su participación. El proceso de transferencia tiene algunos pasos clave y necesitamos un calendario claro de cuándo se realizará cada uno para obtener los mejores resultados.