Datenübernahme in GymMaster

Alle wichtigen Mitgliederdaten aus Ihrem bisherigen System zu Ihrer neuen Fitnessstudio-Software zu übertragen, kann mühsam und abschreckend sein. Damit es einfacher wird, haben wir ein eigenes Team, das unsere Kunden beim Import ihrer bestehenden Daten in GymMaster unterstützt.

Wenn Sie von einem bestehenden System wechseln und eine größere Datenmenge in GymMaster übernehmen möchten (in der Regel ab 150 Mitgliedschaften), vereinfacht die Unterstützung durch unser Team für Datenübernahmen den Ablauf und nimmt Ihnen viel Stress beim Wechsel ab. Bitte beachten Sie: Datenübernahmen sind eine kostenpflichtige Leistung, und die Kosten können je nach bisherigem Anbieter unterschiedlich sein. Klären Sie deshalb vorab, ob beim Wechsel von Ihrem aktuellen Anbieter zu GymMaster Kosten anfallen.

Eine Datenübernahme ist immer ein gemeinsames Projekt, und ihr Erfolg hängt von Ihrer Mitarbeit und Ihren Rückmeldungen ab. Unser Team setzt alles daran, die Übernahme möglichst effizient zu gestalten und Ihnen vollständige und korrekte Daten zu liefern. Der Kunde ist jedoch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass alle übernommenen Daten korrekt sind und keine Fehler aus der Übernahme enthalten. Probleme, die später als eine Woche nach dem Übernahmedatum gemeldet werden, bearbeitet GymMaster nach eigenem Ermessen, und es können Kosten anfallen.

Lesen Sie den unten beschriebenen Ablauf deshalb bitte sorgfältig, damit Ihre Datenübernahme gelingt und Sie diese zusätzlichen Kosten vermeiden. 

Ablauf der Datenübernahme

1) Beispieldaten bereitstellen

Damit wir verstehen, wie Ihre Daten in GymMaster funktionieren, brauchen wir vor der endgültigen Übernahme ein Beispiel. Anhand dieser Daten besprechen wir mit Ihnen, was sie bedeuten, denn jedes Softwaresystem verwendet andere Begriffe. Letztlich wissen Sie am besten, wie Ihr Studio funktioniert, und ohne Ihre Mitwirkung bekommen wir kaum das vollständige Bild.

2) Bisherige Software- und Zahlungsanbieter informieren

Sobald wir wissen, wie die Daten aussehen, können wir den Zeitpunkt der Übernahme planen. Dazu informieren Sie

• Ihren aktuellen Zahlungsanbieter
• Ihren neuen Zahlungsanbieter für GymMaster (falls Sie wechseln)
• Ihren bisherigen Softwareanbieter

darüber, dass Sie zu GymMaster wechseln. Das heißt: Entweder richten Sie neue Konten für die Nutzung mit GymMaster ein, oder Sie bitten die Anbieter, uns die Zahlungsdaten bzw. Tokens Ihrer Kunden zur Verfügung zu stellen.

3) Termine für die Übernahme und die Umstellung der Abrechnung festlegen

Mit den Informationen aus Schritt 2) legen wir fest, wann die Übernahme stattfindet. Wir empfehlen, dass sie mindestens ein paar Tage vor dem Zeitpunkt erfolgt, ab dem GymMaster die Abrechnung übernimmt – so bleibt etwas Puffer. Sobald wir gemeinsam ein Datum festgelegt haben, teilen Sie es den in Schritt 2 genannten Stellen mit.

4) Der Tag der Übernahme

Bitte seien Sie am Tag der Übernahme per E-Mail und Telefon erreichbar, falls etwas Unerwartetes auftritt. Wir halten Sie während der Übernahme auf dem Laufenden.

Wir versuchen, die eigentliche Übernahme so kurz wie möglich zu halten. Dazu gehört, dass vorher alles organisiert und bestätigt ist. Diese Vorbereitung kann je nach Verfügbarkeit des Teams und Umfang der Übernahme mehrere Wochen dauern. Wir müssen die Beispieldaten vor dem Übernahmedatum sehen, um einschätzen zu können, wie aufwendig die Übernahme ist. Ist ein Datum festgelegt, brauchen wir die Daten früh am Tag, damit wir die Übernahme zügig durchführen können. Eine Datenübernahme dauert zwischen 4 und 30 Stunden. Kleinere Übernahmen sind im Idealfall innerhalb eines Tages abgeschlossen, größere können bis zu einer Woche dauern.

Daten prüfen: Vor der Übernahme schicken wir Ihnen eine CSV-Tabelle mit Ihren Mitgliedern und Mitgliedschaften, damit Sie sehen, wie die Daten aussehen werden. Wenn die Daten aus einem anderen Softwaresystem stammen, ist es wichtig zu prüfen, ob die Mitgliederdaten stimmen, bevor sie in GymMaster geladen werden.

Klärung der Mitgliedschaften: Leider bilden die meisten Systeme Mitgliedschaften mit unterschiedlichen Begriffen und Strukturen ab. Deshalb bitten wir Sie oft, eine Übersichtstabelle Ihrer Mitgliedschaften auszufüllen. Die Mitgliedschaft legt fest, wann ein Mitglied für die Nutzung Ihres Studios bezahlt und wie, z. B. bar oder per Lastschrift. Ein Mitglied hat zum Beispiel eine 12-Monats-Mitgliedschaft und zahlt wöchentlich $30.00 per Lastschrift über Ihren Zahlungsanbieter.

Bisherige Software: Wir empfehlen, Ihre bisherige Software nach dem Wechsel zu GymMaster noch einige Wochen aktiv zu lassen, um sicherzugehen, dass alles Nötige korrekt übernommen wurde. Prüfen Sie bitte mindestens ein paar Dutzend Mitglieder darauf, ob ihre Daten im alten und im neuen System übereinstimmen.

5) Nach der Übernahme

Datenkontrolle

Nach der Übernahme muss der Kunde die Daten abschließend prüfen und ihre Richtigkeit bestätigen. Fehler müssen GymMaster so schnell wie möglich gemeldet werden, damit wir klären können, wie sie sich beheben lassen.

• Kleinere, aber systematische Fehler, z. B. vertauschte Festnetz- und Mobilnummern, korrigiert in der Regel GymMaster.
• Kleinere Einzelfehler kann der Kunde meist einfacher selbst korrigieren. GymMaster zeigt Ihnen, wie das am besten geht.
• Treten größere Probleme auf, kann es nötig sein, die Übernahme abzubrechen und einen neuen Starttermin zu vereinbaren, sobald die Probleme gelöst sind.

Änderungen während der Übernahme festhalten

Zwischen dem Export aus Ihrem bisherigen System und dem Import in GymMaster kann einige Zeit vergehen – manchmal nur ein paar Stunden, manchmal ein paar Tage. Halten Sie in dieser Zeit alle Änderungen fest, die Sie im alten System vornehmen, zum Beispiel:

• Neue Interessenten anlegen
• Neue Mitgliedschaften anlegen
• Mitgliedschaften kündigen
• Mitgliedschaften pausieren
• usw.

Sobald die übernommenen Daten freigegeben sind und GymMaster einsatzbereit ist, müssen Sie diese Änderungen von Hand im System nachtragen.

Kunden mit integrierter Abrechnung empfehlen wir dringend, die ersten Abrechnungsläufe genau zu beobachten und regelmäßig die Berichte zu Schuldnern und Lastschrift-Ausnahmen aufzurufen. Außerdem empfehlen wir, vorab eine Abrechnungsvorschau zu erstellen und zu prüfen, ob Beträge und Termine für die Mitglieder stimmen.

Ereignisse außerhalb des Einflusses von GymMaster können dazu führen, dass Übernahmen verschoben werden müssen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, den Ablauf zu kennen und die bereitgestellte Dokumentation gelesen zu haben.

Änderungen an Art oder Umfang der Übernahme können zusätzliche Kosten verursachen. Weitere Übernahmen können berechnet werden und teurer sein als die ursprüngliche Übernahme.

Anbieter, von denen wir Daten übernehmen können

• Mindbody
• Clubware
• Dynex
• EziDebit
• Fitware
• RhinoFit
• Intellileisure
• Perfect Gym
• ABC Financial
• Snap
• ASF
• Rainmaker

Auch eine Übernahme von anderen Plattformen ist unter Umständen möglich. Fragen Sie dazu Ihren Account Manager oder schreiben Sie an help [at] gymmaster.com.

Welche Daten können übernommen werden?

Wir konzentrieren uns auf die Daten, die für Ihr Geschäft wichtig sind und deren Übernahme sich für Sie wirtschaftlich lohnt. 

Was wir übernehmen:

Mitglieder und ihre Daten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, E-Mail, Telefon, Adresse, Beitrittsdatum und weitere allgemeine Angaben. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie uns. 

• Zahlungsdaten. In der Regel sind das tokenisierte Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarten- und Bankdaten). Dafür ist meist die Mitarbeit Ihres Zahlungsanbieters nötig.
• Aktive Mitgliedschaften: Bezeichnung, Beiträge, Abrechnungsintervall und nächste Zahlungstermine.
• Das Startdatum einer Mitgliedschaft ist unter Umständen nicht korrekt, wenn die Mitgliedschaft pausiert war. Das Enddatum sollte korrekt sein.
• Nächstes Abrechnungsdatum. Das ursprüngliche erste Abrechnungsdatum übernehmen wir nicht. Dieses Feld gibt an, ab wann in GymMaster abgerechnet wird, also das nächste Abrechnungsdatum.
• Kündigungsdatum, wenn eine Kündigung in der Zukunft wirksam wird.
• Liste der Mitgliedschaftsarten, die Sie anbieten
• Manche Daten übernehmen wir nur nach vorheriger Absprache, weil sie weniger wichtig sind, leicht zu Problemen führen und/oder ihre Übernahme teuer ist.

Nach Absprache möglich, aber mit zusätzlichen Kosten:

• Mitgliedsausweise (bei Barcodes gelegentlich Ausnahmen)
• Besuchshistorie
• Kommunikationsverlauf und Notizen zu Mitgliedern
• Produkte
• Fotos der Mitglieder
• Verträge und Haftungsausschlüsse der Mitglieder
• Frühere bzw. abgelaufene Mitgliedschaften. Die Kontaktdaten ehemaliger Mitglieder können zusammen mit den Kontaktdaten von Interessenten übernommen werden.
• Verknüpfungen zwischen Mitgliedschaften, z. B. Familienmitglieder, die für andere Mitglieder bezahlen.

Was wir nie übernehmen

• Die Zahlungshistorie der Mitglieder. Weil Zahlungswege und Buchhaltung in jeder Software anders aufgebaut sind, lassen sich diese Daten kaum korrekt übertragen. Damit Mitgliedern nicht zu wenig oder zu viel berechnet wird, übernehmen wir nur den aktuellen Stand der Mitglieder.
• Pausierungen von Mitgliedschaften. Jedes System bildet Pausierungen anders ab, daher können wir keine korrekten Daten in GymMaster garantieren. Laufende und künftige Pausierungen müssen nach der Übernahme von Hand eingetragen werden.
• Lagerbestände. Nach der Datenübernahme ist eine neue Inventur nötig.
• Buchungen der Mitglieder. Buchungen hängen mit vielen Teilen eines Systems zusammen und werden am besten vom Studio selbst von Hand eingetragen.

Häufige Missverständnisse

Daten bereitstellen: Wenn Sie nicht wissen, woher die Daten kommen, wissen wir es auch nicht. Am günstigsten ist es meist, wenn Sie die Daten direkt in dem von uns vorgegebenen Format liefern. Wir haben eine Standard-Tabellenvorlage, die den Ablauf deutlich vereinfacht, wenn sie korrekt ausgefüllt ist.

Erhalten wir Rohdaten von Ihrem Software- oder Zahlungsanbieter, müssen sie meist umformatiert werden. Übernimmt GymMaster das, ist es kostenpflichtig.

Termin festlegen: Wir möchten Ihnen die Datenübernahme so einfach und reibungslos wie möglich machen, aber ohne Sie geht es nicht. Die Übernahme besteht aus einigen wichtigen Schritten, und für das beste Ergebnis brauchen wir einen klaren Zeitplan, wann jeder davon stattfindet.