Transfert de données vers GymMaster

Transférer toutes les données importantes de vos abonnements depuis votre système actuel vers votre nouveau logiciel de gestion de salle de sport peut sembler long et intimidant. Pour vous simplifier la tâche et vous ôter ce poids, nous disposons d'une équipe dédiée qui accompagne nos clients dans l'import de leurs données existantes dans GymMaster.

Si vous quittez un système existant et que vous avez un volume important de données à importer dans GymMaster (généralement plus de 150 abonnements), l'aide de notre équipe de transfert de données simplifie la démarche et vous évite bien du stress lors du passage à un nouveau système. Attention : le transfert de données est un service payant, dont le coût peut varier d'un prestataire à l'autre. Vérifiez bien si des frais s'appliquent lorsque vous passez de votre prestataire actuel à GymMaster.

Un transfert est par nature un projet collaboratif : sa réussite dépend de votre aide et de vos retours tout au long du processus. Notre équipe s'efforce de rendre le transfert aussi efficace que possible et de vous fournir des données complètes et exactes. Il incombe toutefois au client de s'assurer que toutes les données transférées sont correctes et exemptes d'erreurs éventuellement survenues pendant le transfert. Les problèmes signalés plus d'une semaine après la date du transfert seront traités à la discrétion de GymMaster et pourront être facturés.

Il est donc essentiel de lire attentivement et de bien comprendre le processus de transfert décrit ci-dessous, pour garantir la réussite de votre transfert et éviter ces frais supplémentaires. 

Le processus de transfert

1) Fournir un échantillon de données

Pour bien comprendre comment vos données fonctionneront dans GymMaster, nous devons en voir un échantillon avant la transition finale. À partir de cet échantillon, nous passons en revue avec vous la signification des données, car la terminologie varie d'un logiciel à l'autre. Au bout du compte, c'est vous qui savez le mieux comment fonctionne votre salle, et sans votre participation, nous aurons du mal à avoir une vue d'ensemble.

2) Prévenir vos anciens prestataires logiciel et de paiement

Une fois que nous savons à quoi ressemblent les données, nous pouvons planifier la date du transfert. Pour cela, vous devez informer

• votre prestataire de paiement actuel,
• votre nouveau prestataire de paiement avec GymMaster (si vous en changez),
• votre ancien éditeur de logiciel,

que vous passez à GymMaster. Il s'agit soit d'ouvrir de nouveaux comptes à utiliser avec GymMaster, soit de leur demander de nous fournir les coordonnées bancaires de vos clients, ou les jetons, que nous pourrons utiliser.

3) Fixer les dates du transfert et de la bascule de la facturation

Grâce aux informations obtenues à l'étape 2), nous pouvons maintenant décider de la date du transfert. Nous préférons qu'il ait lieu au moins quelques jours avant que GymMaster ne prenne le relais pour la facturation des paiements, afin de garder un peu de marge. Une fois la date choisie ensemble, vous pouvez la communiquer aux interlocuteurs mentionnés à l'étape 2.

4) Le jour du transfert

Le jour du transfert, nous vous demandons d'être joignable par e-mail et par téléphone, au cas où un imprévu surviendrait. Nous vous tiendrons informé tout au long du transfert.

Nous nous efforçons de réduire au minimum la durée du transfert une fois qu'il a commencé, ce qui suppose que tout soit organisé et confirmé à l'avance. Cette préparation peut prendre plusieurs semaines selon la disponibilité de l'équipe et la complexité du transfert. Nous devons voir un échantillon des données avant la date du transfert pour savoir s'il sera facile ou non. Une fois la date fixée, nous avons besoin des données tôt dans la journée pour pouvoir mener le transfert dans les délais. Un transfert de données prend de 4 à 30 heures. Idéalement, les petits transferts sont terminés en une journée ; les plus importants peuvent prendre jusqu'à une semaine.

Vérification des données : avant le transfert, nous vous envoyons un tableur CSV de vos adhérents et de leurs abonnements, pour vous montrer à quoi ressembleront les données. Si les informations proviennent d'un autre logiciel, il est important de vérifier que les fiches adhérents sont correctes avant de les charger dans GymMaster.

Précisions sur les abonnements : malheureusement, la plupart des systèmes gèrent la terminologie et la structure des abonnements différemment. Nous vous demanderons donc souvent de remplir un tableau récapitulatif de vos abonnements pour garantir l'exactitude des données. C'est l'abonnement qui détermine quand votre adhérent paie pour fréquenter votre salle, et comment, par exemple en espèces ou par prélèvement. Un adhérent peut par exemple avoir un abonnement de 12 mois, pour lequel il paie $30.00 par semaine par prélèvement via votre prestataire de paiement.

Logiciel existant : GymMaster recommande de garder votre logiciel actuel actif pendant plusieurs semaines après le transfert vers GymMaster, pour vous assurer que tout ce dont vous avez besoin a été migré correctement. Contrôlez au moins quelques dizaines d'adhérents et vérifiez que leurs fiches concordent entre l'ancien et le nouveau système.

5) Après le transfert

Contrôle des données

Une fois les données transférées, le client doit effectuer un dernier contrôle et confirmer l'exactitude des informations. Tout problème constaté doit être signalé au plus vite à GymMaster afin de déterminer comment y remédier.

• Pour les problèmes mineurs mais systématiques, par exemple le téléphone fixe et le portable inversés, GymMaster effectue généralement les corrections.
• Pour les problèmes mineurs et isolés, il est généralement plus simple que le client fasse lui-même les corrections. GymMaster lui montrera la meilleure façon de procéder.
• Si des problèmes plus importants apparaissent, il peut être nécessaire d'interrompre le transfert et de prévoir une autre date de mise en service une fois ces problèmes résolus.

Garder une trace pendant le transfert

Pendant le transfert, il peut s'écouler un certain temps entre l'export des données de votre ancien système et leur chargement dans GymMaster. Ce délai peut n'être que de quelques heures, ou de quelques jours. Dans ce cas, veillez à noter toutes les modifications ou mises à jour que vous effectuez dans l'ancien système, par exemple :

• Ajout de nouveaux prospects
• Création de nouveaux abonnements
• Résiliation d'abonnements
• Suspension d'abonnements
• etc.

Une fois les données transférées validées et GymMaster prêt à l'emploi, vous devrez reporter ces modifications à la main dans le système.

Nous recommandons vivement aux clients qui utilisent une solution de facturation intégrée de surveiller les premiers cycles de prélèvement et de consulter régulièrement les rapports Débiteurs et Anomalies de prélèvement. Nous vous conseillons aussi de lancer un aperçu de la facturation pour vérifier à l'avance que les montants et les dates de prélèvement sont corrects pour vos adhérents.

Des événements indépendants de la volonté de GymMaster peuvent entraîner le report ou la reprogrammation d'un transfert. Il incombe au client de connaître le processus suivi et d'avoir lu la documentation fournie.

Toute modification de la nature ou du contenu du transfert peut entraîner des frais supplémentaires. Les demandes de transferts supplémentaires peuvent être facturées et coûter plus cher que le transfert initial.

Les logiciels depuis lesquels nous pouvons transférer vos données

• Mindbody
• Clubware
• Dynex
• EziDebit
• Fitware
• RhinoFit
• Intellileisure
• Perfect Gym
• ABC Financial
• Snap
• ASF
• Rainmaker

Nous pouvons aussi, dans certains cas, transférer des données depuis d'autres plateformes. Renseignez-vous en écrivant à help [at] gymmaster.com ou à votre gestionnaire de compte.

Quelles données peuvent être transférées ?

Nous nous concentrons sur les données essentielles à votre activité et dont la migration est rentable pour vous. 

Ce que nous vous aidons à transférer :

Les adhérents et leurs informations : nom, date de naissance, sexe, e-mail, téléphone, adresse, date d'inscription et autres informations générales. En cas de doute, demandez-nous. 

• Les informations de paiement. Il s'agit généralement de coordonnées bancaires tokenisées (cartes bancaires et comptes bancaires, par exemple), ce qui nécessite le plus souvent la coopération de votre prestataire de paiement.
• Les abonnements actifs : leur nom, leur tarif, leur fréquence de facturation et leurs prochaines dates de paiement.
• La date de début d'un abonnement peut être inexacte si l'adhérent a été en suspension. La date de fin de l'abonnement, elle, doit être exacte.
• La prochaine date de facturation. Nous n'enregistrons pas la toute première date de facturation d'origine : ce champ sert à indiquer le début de la facturation dans GymMaster, c'est-à-dire la prochaine date de facturation.
• La date de résiliation, si l'adhérent a prévu de résilier à une date future.
• La liste des types d'abonnement que vous vendez.
• Certaines données ne sont pas transférées sans accord préalable, car elles sont moins pertinentes, susceptibles de causer des complications et/ou coûteuses à transférer.

Transférables sur étude, avec des frais supplémentaires :

• Cartes de membre (exceptions ponctuelles pour les codes-barres)
• Historique des visites
• Historique des communications et notes sur les adhérents
• Produits
• Photos des adhérents
• Contrats et décharges des adhérents
• Abonnements passés ou expirés. Les coordonnées des anciens adhérents peuvent être transférées avec celles des prospects.
• Liens entre abonnements, par exemple les membres d'une famille qui paient pour d'autres adhérents.

Ce que nous ne transférons jamais

• L'historique financier des adhérents. Les modes de paiement et la structure comptable propres à chaque logiciel rendent ces données très difficiles à transférer avec exactitude. Pour éviter de facturer vos adhérents trop ou pas assez, nous ne reprenons que leur situation actuelle.
• Les suspensions d'abonnement. Chaque système gère les suspensions (gel d'abonnement) à sa manière, et nous ne pouvons pas garantir l'exactitude des données migrées dans GymMaster. Les suspensions en cours ou à venir doivent être ajoutées à la main après le transfert.
• Les niveaux de stock. Un nouvel inventaire sera nécessaire après le transfert des données.
• Les réservations des adhérents. Les réservations interagissent avec de nombreuses parties d'un système : il est préférable que la salle les ajoute elle-même à la main.

Idées reçues

Fournir les données : si vous ne savez pas d'où viennent les données, nous non plus. En général, l'option la plus économique consiste à nous fournir vous-même les données, directement dans le format que nous indiquons. Nous avons un modèle de tableur standard qui, s'il est correctement rempli, simplifie grandement le transfert.

Si nous recevons des données brutes de votre éditeur de logiciel ou de votre prestataire de paiement, elles devront probablement être remises en forme, ce qui est facturé si GymMaster s'en charge.

Fixer une date : l'accompagnement de GymMaster vise à rendre le transfert aussi simple et fluide que possible pour vous, mais nous ne pouvons pas y arriver sans vous. Le transfert comporte quelques étapes clés, et pour obtenir les meilleurs résultats, nous avons besoin d'un calendrier clair indiquant quand chacune aura lieu.